Lühike vastus:
👉 siis ei toimi ka süsteem.
Pikem vastus päriselust 👇
Oleme **Tähenärija PDCA OÜ**s korduvalt näinud olukordi, kus ettevõttes on:
➡️ väga pädev töötaja
➡️ auditid tehtud
➡️ sertifikaat seinal
➡️ tunne, et „meil on süsteem olemas“
Aga kogu süsteem elab ühe inimese peas.
Tema teab:
➡️ miks midagi tehakse
➡️millal midagi tehakse
➡️ kuidas asjad omavahel seotud on
Teised… küsivad.
Ja kui see töötaja on puhkusel, haiguslehel või lahkub ettevõttest, juhtub tavaliselt üks kolmest:
➡️ otsuseid ei tehta
➡️ tehakse valesid otsuseid (valedel andmetel)
➡️tehakse nii, nagu „alati on tehtud“
📌 See ei ole toimiv juhtimissüsteem.
See on ühe inimese mälu.
Ja aususe huvides – ka Tähenärija on sellist süsteemi kunagi hallanud.
Süsteemi, mis toimis, kuni kõik oli meie endi peas.
Just sealt oleme kõige rohkem õppinud.
🌟Õppinud seda, et isegi väga pädev töötaja ei ole kunagi süsteem.
ISO 9001 vaade (ja see on oluline)
ISO 9001 p 7.5 räägib dokumenteeritud teabest.
Standard ütleb selgelt: organisatsioon peab looma, ajakohastama ja hoidma dokumenteeritud teavet, mis on vajalik juhtimissüsteemi toimimiseks.
‼️ Mitte audiitori pärast.
Vaid selleks, et:
➡️ tegevused oleksid taasesitatavad
➡️ otsused oleksid selgitatavad
➡️ süsteem ei sõltuks ühe inimese mälust
Kui juhtimissüsteemi toimimiseks vajalik teadmine:
⛔ ei ole dokumenteeritud
⛔ ei ole teistele kättesaadav
⛔ ei ole taasesitatav ilma konkreetse inimeseta
siis on see ISO 9001 p 7.5 mõistes mittevastavus.
Mitte seepärast, et „dokument on puudu“.
Vaid seepärast, et süsteem ei ole juhitav ega jätkusuutlik.
❓ Standard ei küsi:
„Kas töötaja teab?“
❓ Standard küsib:
„Kas organisatsioon teab – ka siis, kui see inimene ei ole kohal?“
Kui vastus on ei, siis ei ole see süsteem.
See on isikurisk.
❓Milleks dokumenteerimine päriselt vajalik on?
Juhtimissüsteemi mõte ei ole:
⛔olla kellegi isiklik kompetents
⛔ või päästerõngas kriisiolukorras
Juhtimissüsteemi mõte on:
👉 võimaldada suhtlemist
👉 võimaldada taasesitamist
👉 võimaldada otsuste järjepidevust
Selleks on vaja:
➡️ selget kommunikatsiooni
➡️ arusaadavat, kasutatavat dokumentatsiooni
➡️ süsteemi, mis ei kuku kokku, kui üks inimene ära kaob
⛔Kui süsteemi ei saa keegi teine lahti seletada,siis ei ole see süsteem.
See on risk.
Tähenärijas ehitame juhtimissüsteeme nii, et need:
👉 elavad organisatsioonis, mitte inimeste peas
👉 on arusaadavad ka väljaspool ühe võtmeisiku rolli
👉 töötavad ka pärast auditit ja personalimuudatusi
💡 Juhtimissüsteemid, mis on mõeldud kasutamiseks. Mitte meelespidamiseks.
